Zgodnie z projektem ustawy, której autorem jest Ministerstwo Rozwoju, od 1 czerwca 2017 r. mają wejść w życie zmiany zezwalające na digitalizację komunikacji pomiędzy pracownikiem a pracodawcą oraz zezwalające na prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie cyfrowej.
Istota nowych regulacji
Najnowszy projekt nowelizacji Kodeksu Pracy, która ma wejść w życie 1 czerwca 2017 r. zakłada uproszczenie relacji pracodawca-pracownik, poprzez umożliwienie pracodawcy korzystania z formy elektronicznego komunikowania się przy dokonywaniu wielu czynności z zakresu prawa pracy oraz digitalizacji dokumentacji pracowniczej.
Komunikacja elektroniczna
Projekt nowelizacji zakłada, że dla wykonywania przez pracodawcę obowiązków o charakterze informacyjnym (np. informowanie o rozkładzie czasu lub ustalenie regulaminu pracy) nie jest wymagane zachowanie formy szczególnej. Inaczej w przypadku dokumentów zawierających oświadczenie woli stron – dla swojej ważności muszą być one opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W praktyce oznaczać to będzie możliwość wypowiedzenia umowy lub rozwiązania umowy bez wypowiedzenia przez wysłanie wiadomości pracownikowi wiadomości e-mail jedynie w przypadku gdy pracodawca posiada kwalifikowany podpis elektroniczny.
Należy jednak przy tym zauważyć, że – zgodnie z dominującym poglądem orzecznictwa w tym zakresie – również w obowiązującym stanie prawnym składanie oświadczeń woli przez pracodawcę przy pomocy kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest dopuszczalne na podstawie art. 78 Kodeksu Cywilnego w związku z art. 300 Kodeksu Pracy.
Digitalizacja dokumentacji pracowniczej
Kolejnym obszarem cyfryzacji w relacjach pracodawca – pracownik ma być przechowywanie dokumentów pracowniczych. Jest to konsekwencja dopuszczenia elektronicznego obrotu informacji w stosunkach pracy. Nowelizacja zakłada, że pracodawca będzie mógł dokonać wyboru modelu prowadzenia akt (tradycyjnego – papierowego albo elektronicznego). Pracodawca prowadzący dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej, będzie obowiązany, na żądanie pracownika, wydać mu wydruk lub elektroniczną kopię całości lub części dokumentacji. Do zmiany przechowywania dokumentacji w formie papierowej na formę elektroniczną wystarczać ma zeskanowanie dokumentów papierowych i ich zapisanie na nośniku informacji.
Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej
Trzecią bardzo istotną kwestią, na którą warto zwrócić uwagę, jest skrócenie okresu przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika z obecnie obowiązującego okresu 50 lat do 10 lat (liczonych od końca roku, w którym zakończył się stosunek pracy). Skrócenie okresu przechowywania dokumentów zostało jednak połączone z nałożeniem na pracodawców obowiązku przekazywania danych potrzebnych do ustalenia praw dotyczących świadczeń emerytalno-rentowych do ZUS.
Niewątpliwie proponowane zmiany prowadzić będą do złagodzenia ciążących na pracodawcach obowiązków, w szczególności dzięki możliwości digitalizacji akt pracowniczych oraz skróceniu okresu przechowywania danych z 50 do 10 lat. Pozwoli to na zmniejszenie kosztów ponoszonych przez pracodawców w związku z archiwizacją dokumentacji, jak również ułatwi komunikację pracodawcy z pracownikami.
AUTOR: Maja Jabłońska, Specjalista, Radca Prawny, Kancelaria Prawna
