Rok 2017 zapowiada ułatwienia dla pracodawców05.12.2016

Zgodnie z projektem ustawy, której autorem jest Ministerstwo Rozwoju, od 1 czerwca 2017 r. mają wejść w życie zmiany zezwalające na digitalizację komunikacji pomiędzy pracownikiem a pracodawcą oraz zezwalające na prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie cyfrowej.

Istota nowych regulacji

Najnowszy projekt nowelizacji Kodeksu Pracy, która ma wejść w życie 1 czerwca 2017 r. zakłada uproszczenie relacji pracodawca-pracownik, poprzez umożliwienie pracodawcy korzystania z formy elektronicznego komunikowania się przy dokonywaniu wielu czynności z zakresu prawa pracy oraz digitalizacji dokumentacji pracowniczej.

Komunikacja elektroniczna

Projekt nowelizacji zakłada, że dla wykonywania przez pracodawcę obowiązków o charakterze informacyjnym (np. informowanie o rozkładzie czasu lub ustalenie regulaminu pracy) nie jest wymagane zachowanie formy szczególnej. Inaczej w przypadku dokumentów zawierających oświadczenie woli stron – dla swojej ważności muszą być one opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W praktyce oznaczać to będzie możliwość wypowiedzenia umowy lub rozwiązania umowy bez wypowiedzenia przez wysłanie wiadomości pracownikowi wiadomości e-mail jedynie w przypadku gdy pracodawca posiada kwalifikowany podpis elektroniczny.

Należy jednak przy tym zauważyć, że – zgodnie z dominującym poglądem orzecznictwa w tym zakresie – również w obowiązującym stanie prawnym  składanie oświadczeń woli przez pracodawcę przy pomocy kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest dopuszczalne na podstawie art. 78 Kodeksu Cywilnego w związku z art. 300 Kodeksu Pracy.

Doradztwo podatkowe

Zapoznaj się z usługą

Digitalizacja dokumentacji pracowniczej

Kolejnym obszarem cyfryzacji w relacjach pracodawca – pracownik ma być przechowywanie dokumentów pracowniczych. Jest to konsekwencja dopuszczenia elektronicznego obrotu informacji w stosunkach pracy. Nowelizacja zakłada, że pracodawca będzie mógł  dokonać wyboru modelu prowadzenia akt (tradycyjnego – papierowego albo elektronicznego). Pracodawca prowadzący dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej, będzie obowiązany,  na żądanie pracownika, wydać mu wydruk lub elektroniczną kopię całości lub części dokumentacji. Do zmiany przechowywania dokumentacji w formie papierowej na formę elektroniczną wystarczać ma zeskanowanie dokumentów papierowych i ich zapisanie na nośniku informacji.

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej

Trzecią bardzo istotną kwestią, na którą warto zwrócić uwagę, jest skrócenie okresu przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika z obecnie obowiązującego okresu 50 lat do 10 lat (liczonych od końca roku, w którym zakończył się stosunek pracy). Skrócenie okresu przechowywania dokumentów zostało jednak połączone z nałożeniem na pracodawców obowiązku przekazywania danych potrzebnych do ustalenia praw dotyczących świadczeń emerytalno-rentowych do ZUS.

Niewątpliwie proponowane zmiany prowadzić będą do złagodzenia ciążących na pracodawcach obowiązków, w szczególności dzięki możliwości digitalizacji akt pracowniczych oraz skróceniu okresu przechowywania danych z 50 do 10 lat. Pozwoli to na zmniejszenie kosztów ponoszonych przez pracodawców w związku z archiwizacją dokumentacji, jak również ułatwi komunikację pracodawcy z pracownikami.

AUTOR: Maja Bartoszewicz, Specjalista, Radca Prawny, Kancelaria Prawna

 

Niniejsza publikacja została sporządzona z najwyższą starannością, jednak niektóre informacje zostały podane w formie skróconej. W związku z tym artykuły i komentarze zawarte w „Newsletterze” mają charakter poglądowy, a zawarte w nich informacje nie powinny zastąpić szczegółowej analizy zagadnienia. Wobec powyższego Grant Thornton nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek straty powstałe w wyniku czynności podjętych lub zaniechanych na podstawie niniejszej publikacji. Jeżeli są Państwo zainteresowani dokładniejszym omówieniem niektórych kwestii poruszonych w bieżącym numerze „Newslettera”, zachęcamy do kontaktu i nawiązania współpracy. Wszelkie uwagi i sugestie prosimy kierować na adres jacek.kowalczyk@pl.gt.com
Audyt – Podatki – Outsourcing – Konsulting
Member of Grant Thornton International Ltd

Artykuły powiązane:

Elektroniczny rejestr przedsiębiorców KRS już(...)

Czytaj więcej →

Preferencje podatkowe dla spółek rynku(...)

Czytaj więcej →

Płatności za transakcje powyżej 15(...)

Czytaj więcej →

Nowa ustawa o usługach zaufania(...)

Czytaj więcej →

Spór konsument – przedsiębiorca łatwiejszy(...)

Czytaj więcej →

Wróć do najnowszych publikacji

Dalej →
Blog podatkowy

Blog Doradców Podatkowych

Piszemy o podatkach dla przedsiębiorców

Przejdź do Bloga
Blog Księgowych

Blog Księgowość jest sexy

Księgowość jest ciekawa, intrygująca po prostu sexy.

Przejdź do Bloga
Blog Kadr i Płac

Poradnik HR

Piszemy i dyskutujemy
o kadrach, płacach
i "miękkim" HR

Przejdź do Bloga
Skontaktuj się z nami