W przypadku ulgi B+R Dyrektor KIS w swoich interpretacjach indywidualnych zaleca, aby do celów dowodowych była prowadzona ewidencja czasu pracy pracowników zaangażowanych w działalność badawczo-rozwojową. Ustawodawca dał podatnikom pełną dowolność w zakresie sposobu wyodrębniania kosztów pracowniczych, w tym wyboru rodzaju prowadzonej ewidencji.
Kolejny, już dziewiąty, wpis z cyklu artykułów „12 Przykazań ulgi B+R” odnosi się do prowadzenia ewidencji czasu pracy poświęconego przez pracownika na działalności badawczo-rozwojową. W naszym cyklu przedstawiamy najistotniejsze kwestie związane z ulgą B+R. Każdy z artykułów dotyczy odrębnego zagadnienia, natomiast całokształt artykułów stanowi kompendium wiedzy na temat ulgi na działalność badawczo-rozwojową.
Wynagrodzenia pracownicze jako koszty kwalifikowane w uldze B+R
Jak wynika wprost z przepisów ustaw podatkowych, do kosztów kwalifikowanych ponoszonych w ramach działalności badawczo-rozwojowej można zaliczyć również wydatki związane z wynagrodzeniami pracowników.
Zgodnie z art. 18d ust. 2 pkt 1 Ustawy CIT oraz art. 26e ust. 2 pkt 1 Ustawy PIT za koszty kwalifikowane uznaje się poniesione w danym miesiącu należności z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, oraz sfinansowane przez płatnika składki z tytułu tych należności określone w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na realizację działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w ogólnym czasie pracy pracownika w danym miesiącu.
Z kolei art. 18d ust. 2 pkt 2 Ustawy CIT oraz art. 26e ust. 2 pkt 2 Ustawy PIT w sposób analogiczny do wynagrodzenia ze stosunku pracy traktują wynagrodzenie z umowy o dzieło oraz umowy zlecenie.
Natomiast w myśl art. 12 ust. 1 Ustawy PIT, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
Dodatkowo, zgodnie z art. 13 pkt 8 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, za przychody z działalności wykonywanej osobiście, o której mowa w art. 10 ust. 1 pkt 2, uważa się przychody z tytułu wykonywania usług, na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło, uzyskiwane wyłącznie od osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, osoby prawnej i jej jednostki organizacyjnej oraz jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej.
Powyższe oznacza zatem, że wszystkie wydatki poniesione z tytułów o których mowa w art. 12 ust. 1 Ustawy PIT oraz w art. 13 pkt 8 lit. a Ustawy PIT stanowią dla podatnika prowadzącego działalność badawczo-rozwojową koszty kwalifikowane. Zostało to potwierdzone w jednej z interpretacji indywidualnych Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, w której organ odniósł się do wynagrodzeń dla osób pracujących m.in. w działach R&D w oparciu o umowę o pracę, umowę o dzieło oraz umowę zlecenie, gdzie stwierdził, że
Mając powyższe na uwadze, wskazać należy, że wszelkie należności pracowników wymienione wprost w art. 12 ust. 1 u.p.d.o.f., jako przychody ze stosunku pracy, a także przychody z działalności wykonywanej osobiście w myśl art. 13 ust. 8 lit. a, mieszczą się w katalogu kosztów kwalifikowanych, o których mowa w art. 18d ust. 2 pkt 1 u.p.d.o.p.
Ewidencja kosztów związanych z zatrudnieniem w uldze B+R
Jak wspominaliśmy w poprzednim artykule, zgodnie z art. 9 ust. 1b Ustawy CIT i art. 24 ust. 1b Ustawy PIT podatnik prowadzący działalność badawczo-rozwojową, który zamierza skorzystać z ulgi B+R jest zobowiązany do wyodrębnienia w ewidencji rachunkowej kosztów związanych z działalnością badawczo-rozwojową.
Przepisy podatkowe dają możliwość uznania za koszty kwalifikowane należności z tytułu wynagrodzeń pracownika, który wykonuje prace badawczo-rozwojowe. Do uznania danego pracownika za pracownika podejmującego działania z zakresu badań i rozwoju, istotne jest, aby on faktycznie wykonywał zadania będące realizacją prac badawczo-rozwojowych. Nie wystarczy zatem, że umowa o pracę bądź inny dokument potwierdza, że w zakresie kompetencji danego pracownika znajduje się wykonywanie czynności stanowiących realizację działalności badawczo-rozwojowej. Pracownik ten musi też faktycznie uczestniczyć w tych pracach. Tylko wtedy wynagrodzenie takiego pracownika oraz koszty świadczeń poniesionych na jego rzecz będą mogły stanowić dla pracodawcy koszt kwalifikowany w całości. Innymi słowy, bez znaczenia pozostaje fakt wskazania w umowie o pracę czynności z zakresu B+R, jeśli dany pracownik nie wykonuje faktycznie prac o takim charakterze.
Ważny fragment
Zatem w celu ustalenia czy pracownicy faktycznie wykonują działalność badawczo-rozwojową, pod uwagę powinien być brany zakres faktycznie realizowanych przez nich działań, czyli realne uczestniczenie w projektach z zakresu B+R. Wyodrębnienie tego czasu, który został rzeczywiście poświęcony na realizację tych działań możliwy jest dzięki odpowiedniemu ewidencjonowaniu czasu pracy. Taki aspekt podkreślany jest bardzo często przez Dyrektora KIS w wydawanych interpretacjach indywidualnych.
Należy również dodać, że w tej kwestii ustawodawca nie narzucił przedsiębiorcom formy wyodrębnienia kosztów kwalifikowanych, ani też sposobu prowadzenia ewidencji czasu pracy, pozostawiając im pełną dowolność. W tym celu wystarczające jest chociażby prowadzenie takiego zestawienia w arkuszach kalkulacyjnych np. w programie Microsoft Excel, o czym możemy przeczytać w jednej z interpretacji indywidualnych Dyrektora KIS. Wnioskodawca, w stanie faktycznym wskazał, że
w związku z tym, że pracownicy Spółki mogą wykonywać prace zarówno związane jak i niezwiązane z Projektami, Spółka prowadzić będzie w arkuszach kalkulacyjnych programu Microsoft Excel zestawienie czasu pracy poświęconego przez pracowników na realizację Projektów. Prowadzony w tym zakresie arkusz jest weryfikowany, a w przypadku stwierdzenia jego poprawności akceptowany zgodnie z wewnętrznymi procedurami obowiązującymi w Spółce w tym zakresie przez odpowiednie osoby zajmujące stanowiska kierownicze.
Potwierdzają to wydawane indywidualne interpretacje, podkreślając, że zalecane jest, aby ewidencja czasu pracy pracowników zaangażowanych w działalność badawczo-rozwojową podatnika była prowadzona do celów dowodowych.
Dodatkowo, chcieliśmy wskazać, że przepisy ustaw podatkowych nie regulują wprost obowiązku wskazywania w umowach o pracę celu zatrudnienia. Czynności z zakresu działalności badawczo-rozwojowej mogą być także wykonywane przez pracowników oddelegowanych czasowo do realizacji działań B+R. W takim przypadku to faktyczne wykonywanie czynności z zakresu B+R przesądza o możliwości potraktowania tej pracy jako działalność badawczo-rozwojową, a odpowiednio prowadzona ewidencja czasu pracy pozwala na określenie części wynagrodzenia, które może stanowić koszt kwalifikowany.
Taka sytuacja była przedmiotem analizy Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w jednej z interpretacji indywidualnych. Organ uznał, że w przypadku oddelegowania czasowego pracowników do wykonywania działań B+R, koszty zatrudnienia tych pracowników mogą zostać zaliczone do kosztów kwalifikowanych w takiej proporcji, w jakiej udział pracownika w pracach B+R pozostaje w relacji do całości świadczonej przez niego pracy, na podstawie ewidencji czasu pracy.
Wykonywanie pracy mieszanej a ulga B+R
Jak już wspominaliśmy w jednym z poprzednich artykułów, z treści art. 18d ust. 2 pkt 1 Ustawy CIT oraz art. 26e ust. 2 pkt 1 Ustawy PIT wynika, że wynagrodzenie pracownika może być kosztem kwalifikowanym tylko w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na realizację działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w ogólnym czasie pracy pracownika w danym miesiącu.
Z tego wynika, że ustawodawca nie wprowadził zakazu wykonywania przez pracownika zatrudnionego na potrzeby działalności badawczo-rozwojowej, także innych czynności, które nie są związane z pracami B+R. Oznacza to, że stopień zaangażowania czasowego pracowników w realizowaną działalność B+R może być różna.
Zatem w przypadku realizowania przez pracownika działań zarówno z zakresu działalności badawczo-rozwojowej, jak i z nią niezwiązanych, uznaniu za koszt kwalifikowany podlega jedynie proporcjonalnie wyodrębniona z całego czasu pracy, część przypadająca na udział w pracach B+R. Takie właśnie wyodrębnienie jest możliwe dzięki odpowiednio prowadzonej ewidencji, z której wynika jaka część została przez pracownika poświęcona na prace B+R, a jaka nie jest z nią związana. Podejście to zostało potwierdzone w jednej z interpretacji indywidualnych, w której organ uznał, że:
w przypadku pracowników delegowanych czasowo, którzy wykonują standardową działalność Wnioskodawcy, ale częściowo realizują także działalność badawczo-rozwojową, koszty ich zatrudnienia mogą zostać zaliczone do kosztów kwalifikowanych w proporcji, w jakiej udział pracownika w pracach B+R pozostaje w relacji do całości świadczonej przez niego pracy, na podstawie ewidencji czasu pracy.
Na koniec, chcieliśmy zaznaczyć, że dodatkowym atutem we właściwym dokumentowaniu działalności B+R jest prowadzenie ewidencji prowadzonych prac. Z naszego doświadczenia wynika, że najlepszym rozwiązaniem jest prowadzenie ewidencji z podziałem na poszczególne projekty B+R oraz wskazaniem ilości godzin poświęconych przez pracowników w związku z ich realizacją.
Uważamy, że potencjał ulgi B+R jest duży i w dalszym ciągu nie do końca wykorzystany przez wiele podmiotów prowadzących działalność badawczo-rozwojową. Cykl naszych artykułów ma na celu wyjaśnić wątpliwości związane z ulgą B+R oraz korzystaniem z niej.
AUTOR: Karolina Milan, Konsultant, Działalność innowacyjna – ulga B+R i IP Box
Cykl „12 Przykazań ulgi B+R” składa się z poniższych artykułów:
- Czym jest ulga B+R?
- Działalność badawczo-rozwojowa w 2023 roku – definicja ustawowa i przykłady
- Działalność badawczo-rozwojowa w 2022 roku – orzecznictwo i interpretacje indywidualne
- Czym są koszty kwalifikowane B+R?
- Jak rozliczyć koszty kwalifikowane B+R związane z wynagrodzeniami?
- Jak rozliczyć koszty kwalifikowane B+R związane z materiałami?
- Jak rozliczyć koszty kwalifikowane B+R związane z amortyzacją?
- Ewidencja podatkowa w uldze B+R
- Ewidencja czasu pracy w uldze B+R
- Jak ująć ulgę B+R w zeznaniu rocznym?
- Strata podatkowa a ulga B+R
- Przyszłość ulgi B+R
