Jak zachować ciągłość działania spółek w czasie pandemii? Praca zdalna organów spółek

Zdalne posiedzenia organów spółki

Zgodnie z przepisami Kodeksu spółek handlowych, istnieje możliwość przeprowadzania za pomocą środków komunikacji elektronicznej:

1. zgromadzeń wspólników spółek z o.o.,
2. walnych zgromadzeń spółek akcyjnych,
3. posiedzeń rad nadzorczych spółek z o.o. i rad nadzorczych.

Tym samym, członkowie organów, mogą skutecznie podejmować wymagane obowiązującymi przepisami lub umową spółki uchwały, bez konieczności organizowania spotkań „na żywo”.

Należy przy tym zaznaczyć, że w przypadku walnych zgromadzeń akcjonariuszy, konieczne jest tradycyjne, „fizyczne”, odbywanie walnego zgromadzenia w miejscu wskazanym w statucie, przy udziale przewodniczącego zgromadzenia i notariusza, natomiast akcjonariusze mogą uczestniczyć przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, pozwalających w szczególności na:

• transmisję obrad walnego zgromadzenia w czasie rzeczywistym;
• dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym, w ramach której akcjonariusze mogą wypowiadać się w toku obrad walnego zgromadzenia, przebywając w miejscu innym niż miejsce obrad walnego zgromadzenia;
• wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku walnego zgromadzenia.

Obowiązujące przepisy nie przewidują możliwości odbywania zdalnych posiedzeń zarządu spółek kapitałowych ani podejmowania przez te organy uchwał w trybie obiegowym, w związku z czym możliwość stosowania takiego rozwiązania budzi w doktrynie wątpliwości.

Obowiązek zamieszczenia odpowiednich regulacji w umowie spółki lub statucie

Wykorzystanie powyżej opisanego rozwiązania, tj. możliwości zdalnego odbywania posiedzeń organów wymaga zawarcia w odpowiednich postanowień umowie lub statucie spółki. Przedmiotowy stan prawny ma zmienić planowana nowelizacja przepisów Kodeksu spółek handlowych – wówczas możliwość korzystania ze środków porozumiewania się na odległość w pracy organów spółek ma stać się zasadą (tj. obowiązywać niezależnie od zapisów umowy spółki czy statutu). Termin wejścia zmian przepisów  w tym zakresie nie jest jeszcze znany.

Obiegowy tryb podejmowania uchwał

Zgodnie z przepisami Kodeksu spółek handlowych, bez odbycia zgromadzenia wspólników spółki z o.o. mogą być powzięte uchwały, jeżeli wszyscy wspólnicy wyrażą na piśmie zgodę na głosowanie pisemne lub od razu na postanowienie, które ma być powzięte. Powyższe zasady znajdą również zastosowanie w stosunku do posiedzeń rad nadzorczych spółek z o.o. i spółek akcyjnych.

Inne rozwiązania

Innymi, rozwiązaniami, którego mogą okazać się pomocne w zachowaniu ciągłości działania może być udzielenie pełnomocnictw (w tym na wypadek wystąpienia szczególnych zdarzeń) lub powołanie prokurentów, którzy rozszerzą krąg osób uprawnionych do działania w imieniu osoby prawnej.

Wyjątkowa sytuacja, której obecnie staramy się stawić czoła, wymaga szczególnych środków, które pozwolą zachować możliwie sprawne działanie spółek. Pomocne w tym zakresie mogą być  opisane powyżej instrumenty takie jak wideokonferencje, pełnomocnictwa czy głosowanie obiegowe.

Koronawirus: wskazówki dla pracowników i pracodawców

KADRY I PŁACE

1. Wydatki pracodawcy na profilaktykę w walce z koronawirusem to KUP
2. Koronawirus. Zamknięcie szkół i przedszkoli – uprawnienia pracowników/rodziców
3. Od kiedy przysługuje zasiłek opiekuńczy – stanowisko ZUS
4. Koronawirus – prawa pracodawców i pracowników
5. Przetwarzanie danych osobowych w obliczu pandemii koronawirusa
6. Rząd ogłasza Tarczę Antykryzysową, czyli pakiet osłonowy dla biznesu
7. Zawieszenie badań okresowych pracowników na czas epidemii
8. Jakie rozwiązania dla rynku pracy znajdziemy w przyjętej przez Sejm Tarczy Antykryzysowej?
9. RODO a praca zdalna: 10 zasad bezpieczeństwa
10. Rozwiązania Tarczy Antykryzysowej ratujące miejsca pracy
11. Aplikacje do monitorowania osób na kwarantannie a RODO

PODATKI

1. 10 podatkowych szczepionek przeciw koronawirusowi
2. Tarcza Antykryzysowa. Postulaty podatkowe nieuwzględnione
3. Jak „podatkowo” poprawić płynność, gdy Tarcza Antykryzysowa nie wystarczy
4. Tarcza Antykryzysowa. Interpretacja indywidualna dopiero po 6-ciu, a nawet 9-ciu miesiącach
5. TOP 10 propozycji Rządu na sezonowe wsparcie dla podatników w kryzysie koronawirusowym
6. Decyzja o wsparciu w obliczu pandemii koronawirusa
7. Zmiana warunków wsparcia w PSI/SSE
8. Tarcza 2.0 – poświąteczne ostatki dla podatników
9. Ceny transferowe – wyzwania w dobie COVID-19 i kryzysu gospodarczego
10. Koronawirus powodem kolejnego odroczenia przepisów o WHT
11. Łatwiejszy dostęp do Tarczy Finansowej PFR

PRAWO

1. Pakiet osłonowy, czyli remedium na koronawirusa dla przedsiębiorców?
2. Niewykonanie umów w czasach pandemii a odpowiedzialność w obliczu siły wyższej
3. Jak zachować ciągłość działania spółek w czasie pandemii? Praca zdalna organów spółek
4. Prokurent – nieocenione wsparcie w prowadzeniu biznesu (nie tylko) w obliczu pandemii koronawirusa
5. Jak uniknąć odpowiedzialności za naruszenie umowy handlowej z kontrahentem zagranicznym w związku z pandemią?
6. Sądy rejestrowe w dobie koronawirusa
7. Czy obowiązki spółek zostaną odroczone w związku z epidemią koronawirusa?
8. TOP 10 propozycji Tarczy Antykryzysowej dla dużych przedsiębiorców
9. Niezłożenie wniosku o ogłoszenie upadłości drogą do utraty majątku prywatnego i wolności
10. Zawiadomienie kontrahenta o problemach z wykonaniem umowy
11. Handel w obliczu koronawirusa, czyli umowy z konsumentami zawierane na odległość
12. Najem powierzchni w galeriach handlowych w świetle tarczy antykryzysowej, czyli więcej pytań niż odpowiedzi

FINANSE

1. Ryzyko walutowe dla importerów znacznie wzrosło
2. Konsekwencje pandemii z punktu widzenia kredytobiorcy
3. Konsekwencje pandemii koronawirusa dla sprawozdań finansowych
4. Tarcza Antykryzysowa – czy proponowane działania wystarczą by utrzymać płynność przedsiębiorstw?
5. Wartość przedsiębiorstwa w czasach zarazy. Silne fundamenty ratunkiem na koronawirusa
6. Importerzy z Chin nie są skazani na obecne poziomy USD/PLN
7. Terminy raportowania w czasie pandemii
8. Tarcza dla przedsiębiorców, czy ciągle jednak tylko listek figowy?
9. Wydłużanie okresu spłaty kredytów w kontekście powiązanych transakcji zabezpieczających
10. Regiony kierują unijne fundusze na walkę z epidemią
11. Dofinansowanie pomoże w walce z COVID-19
12. Sprawozdanie biegłego rewidenta z badania a epidemia. Istotna niepewność dotyczącej kontynuacji działalności

ZARZĄDZANIE 

1. Koronawirus. Czy polscy pracodawcy są gotowi na pracę zdalną?
2. Jak zarządzać projektem w kryzysie światowej pandemii?
3. 10 przykazań antykryzysowych dla przedsiębiorców
4. Łatwiej o dotację w obliczu pandemii koronawirusa

NARZĘDZIA CYFROWE I BEZPIECZEŃSTWO 

1. Badania jakościowe – dlaczego i jak badamy produkty cyfrowe w czasie kwarantanny
2. Badania w e-commerce – lekarstwo na problemy ze sprzedażą w e-sklepie
3. eBOK – jak zaprojektować skuteczne Biuro Obsługi Klienta
4. Biznes na video. Jak bezpiecznie prowadzić wideokonferencje